La gestion de projet est l’organisation des tâches et activités dans le but de porter ledit projet à sa réussite. Une organisation prenant une plus grande importance à échelle industrielle, avec l’étude des techniques, des outils et des méthodes à appliquer pour le bon déroulement du projet. Ce sont pour ces raisons qu’un accompagnement est souvent nécessaire, car le fait d’avoir recours aux professionnels, disposant de personnes qualifiées en ingénierie de projet industriel, informatique, mécanique ou dans divers autres domaines.
Pourquoi le besoin d’accompagnement ?
Un client, un entrepreneur peut avoir en tête une idée sur ce qu’il veut réaliser. Il aura probablement pris en compte de nombreuses contraintes, mais peut aussi avoir oublié ou négliger certains aspects, par le simple fait qu’il ne connaisse ou ne maitrise pas d’autres domaines. D’où le besoin d’être accompagné par des professionnels, des personnes expérimentées disposant de la main-d’œuvre et des moyens techniques et matériels appropriés. Être accompagné dans un domaine auquel on n’est pas familier est avantageux. L’ingénierie du projet va apporter une valeur ajoutée non négligeable pour votre projet, apporter des solutions sur des aspects qu’un entrepreneur n’aurait pas pris en compte.
L’identification des moyens nécessaires à la réalisation du projet
Après la définition des besoins du client ainsi que ses attentes, vient la partie de l’accompagnement où il faut les moyens à mettre en place pour le bon déroulement du projet. Quels genres de matériels doivent être installés et rester accessibles (téléphones, ordinateurs de bureau ou portable, accès à internet ou à un serveur de données…) ? Le nombre de voitures ou autres moyens de transport à mettre à la disposition du projet, les compétences à avoir sous la main comme des techniciens en informatique, des personnes diplômées en ingénierie, une équipe expérimentée en mécanique industrielle ou automobile, etc., car autant les moyens matériels sont indispensables pour plus d’efficacité, autant les moyens humains ne sont pas à négliger. Des identifications de besoins qui vont mener inévitablement à l’étude du budget, sa révision et sa validation par les responsables.
Découper le projet, et hiérarchiser les tâches
La définition du budget mis à la disposition pour la réalisation du projet effectué, il faut ensuite arranger l’exécution des tâches par ordre de priorité. Suite à laquelle il faut répartir les responsabilités et mettre en place une organisation solide. La ou les personnes qui vont être les preneurs de décision, le chef du projet sur terrain chargé de répondre à une demande ou un besoin immédiat. À qui les autres responsabilités vont-elles être attribuées ? Responsabilités comme l’approvisionnement en stock, gérer la relation entre les divers départements et s’assurer de la communication interservices, superviser l’exécution des tâches pour respecter le planning et les délais, s’occuper de la paperasse et/ou de la partie juridique, etc. À savoir que cette partie doit aussi inclure le calcul d’une certaine marge d’erreur, pour pouvoir anticiper d’éventuels retards pouvant être causés par des problèmes externes. Des problèmes comme un fournisseur générant un retard de livraison, certains matériels non disponibles ou en rupture de stock au moment où l'on en a besoin, des problèmes mécaniques sur le chantier... Des problèmes auxquels des professionnels en ingénierie du projet ont surement été confrontés à plusieurs reprises, et savent gérer de manière efficace et professionnelle.
Mise en place et suivi du projet
Une bonne planification est impérative avant d’entamer la réalisation du projet, il faut donc que les tâches et sa hiérarchisation soient extrêmement exhaustives pour être facilement compréhensible, et pour éviter d’avoir négligé certains aspects. Bien sûr, l’identification des risques va permettre d’anticiper de nombreux problèmes, des gênes pouvant avoir un impact sur l’exécution du projet. Cependant, il faut veiller à ce que l’exécution du projet respecte le rythme imposé par le planning. Dans le cas contraire, les délais ne seront pas respectés. L’utilité et surtout l’efficacité du planning pourraient alors être remises en cause. Chaque phase définie du projet doit être atteinte dans les délais fixés, un suivi rigoureux et régulier sur le bon déroulement du projet doit être mis en place pour respecter la date de livraison. Pour ce faire, il existe un outil qu’on appelle un « tableau de bord ». Cet outil va permettre d’exposer la réelle situation sur terrain, le fonctionnement et surtout la performance des équipes de chaque service. Tout comme le tableau d’une voiture ou d’une moto, il permet d’observer la vitesse à laquelle le projet avance dans sa réalisation, les étapes déjà parcourues, le restant encore à effectuer. En ingénierie de projet industrielle, le tableau de bord sera surtout un outil qui va être utile pour la prise de décision. À la réalisation, certaines phases du projet peuvent prendre du retard, tandis que d’autres peuvent prendre de l’avance, ce qui est rarement le cas. Avoir le tableau de bord va permettre d’ajuster les paramètres, comme l’ajout de main-d’œuvre supplémentaire pour rattraper un retard.